U ovom tekstu voljela bih preko primjera skice akcijskog plana pojasniti vezu između radne produktivnosti i komunikacije u organizaciji. Uzroci niske produktivnosti mogu biti razni od ergonomskih uvjeta rada, radnih procesa, niskih plaća, tehničkih uvjeta, motivacije, komunikacijskih obrazaca, itd. Ovdje je dan naglasak na komunikaciji, prijenosu informacija vertikalno, komunikaciji radnih uputa, podizanju komunikacijske svijesti, sadržaju potrebnih treninga i coachinga.
Tekst je praktičan, tako da se može upotrijebiti kao vodilja za akcijski plan kojem je cilj veća radna produktivnost povezana s komunikacijskim obrascima u organizaciji. Ovo je važan plan za upravljanje ljudskim potencijalima u smjeru veće radne produktivnosti.
Skica akcijskog plana koja slijedi bazirana je na najčešćim primjerima problema vezanih uz nisku produktivnost i internu komunikaciju, s ciljem uspješnog upravljanja ljudskim potencijalima.
Akcijski plan za veću radnu produktivnost treba sadržavati sljedeće elemente:
- Istraživanje / screening – identifikacija problema
- Plan za razvijanje radnih vještina:
- treninzi i coaching za ciljane zaposlenike
- follow-up program
Cilj akcijskog plana je: naći bolne probleme (simptome i uzroke), promijeniti probleme, pratiti promjenu, da bi se postigao krajini cilj a to je povećanje produktivnosti.
Akcijski plan treba biti usklađen s identificiranim problemima (simptomima i uzrocima) koji su se pokazali nakon istraživanja ili screeninga, što znači da je otvoren za promjene.
Neki česti simptomi u organizaciji su:
- niska radna efikasnost
- veliki broj bolovanja
- niska razina komunikacije i transparentnosti komunikacije vertikalno
- niska razina socio-komunikacijskih vještina šefova, supervizora, voditelja, predradnika, poslovođa
- neadekvatno ponašanje predradnika, šefova i voditelja
- neadekvatna selekcija djelatnika
- niska razina radne motivacije
- niska razina radne uključenosti, predanosti i lojalnosti
- visoka razina odlazaka s posla
- niska razina razumijevanja veze između plaće, radne norme, razine posla i porasta plaće
- niska razina atraktivnosti organizacije iz perspektive zaposlenika
Ovi simptomi ukazuju na potrebu za dijagnostičkom procedurom tj. screeningom da bi se našao lijek. Akcijski screening / istraživanje je dijagnostički postupak da se pronađu specifični faktori svakog problema, bolne točke i poveznice, da bi se mogao složiti što bolji akcijski plan koji bi mijenjao problematične faktore, što bi vodilo prema većoj produktivnosti zaposlenika.
Akcijsko istraživanje
Cilj akcijskog istraživanja / screeninga je naći bolne točke:
- identificirati organske (makro i mikro) faktore niske produktivnosti
- otkriti načine na koji mentori. šefovi, predradnici i voditelji smjene, poslovođe daju radne upute i kako ih komuniciraju
- otkriti prijenos informacija i transparentnost informacija odozgora-dolje i odozdola-gore (vertikalno)
- identificirati bolne točke u socio-komunikacijskim vještinama kod šefova, predradnika i voditelja smjene, poslovođa koji daju upute
- otkriti pogreške u uputama koje su dane zaposlenicima
- otkriti bolne točke u briefinzima i sastancima dnevnim i tjednim
- otkriti pogreške i bolne točke u radnim izvješćima
- otkriti kakvo je razumijevanje zaposlenika u vezi produktivnosti i povećanja plaće
- identificirati probleme iz perspektive zaposlenika
- identificirati probleme iz perspektive šefova, predradnika i voditelja smjene, poslovođa
- otkriti problematične faktore radnog procesa (operativni faktori) i psihičke faktore niske produktivnosti
- detektirati probleme i prepreke u lancu prijenosa informacija o radnim normama, produktivnosti i KPI-ima (KPI je Key Performance Indicator – ključni pokazatelj uspješnosti, u ovom slučaju mjera radnog postignuća)
- osvijetliti kakva je situacija u vezi jasnih radnih instrukcija, jasnih opisa radnih zadataka i procesa te radnih ciljeva
- identificirati načine stimuliranja nezadovoljnih zaposlenika
- provjeriti pogreške u regrutaciji zaposlenika
- identificirati načine na koje se informacije prenose novim zaposlenicima: operativna razina (o radnim zadacima) i osobna razina (načini komunikacije i osobnosti), kakav je coaching
Metode screeninga / istraživanja:
otvoreni razgovor, duboki intervju, promatranje sa sudjelovanjem, fenomenološka analiza problematičnih situacija, fenomenološka analiza radnih zadataka, analiza radnih procesa, analiza komunikacijskih procesa, fenomenološka analiza radnog iskustva.
Nakon akcijskog screeninga / istraživanja treba poraditi na akcijskom planu razvoja radno potrebnih vještina.
Akcijski plan razvoja radnih i komunikacijskih vještina
Akcijski plan razvoja radnih vještina je humano-centričan pristup koji vodi prema promjeni identificiranih bolnih točaka, pomoću treninga, coachinga i konzultacija koje pokrivaju operacionalnu (radni proces), strategijsku (upravljanje prema cilju) i psihološku razinu identificiranih problema.
Fokus akcijskog plana razvoja radnih vještina je: kreirati dobru radnu performansu i veću produktivnost pomoću optimalizacije radne efektivnosti, te zadovoljenja osobnih, komunikacijskih i organizacijskih potreba prijenosa informacija (komunikacije).
Cilj:
Glavni cilj akcijskoj plana je kreirati: efikasne radne odnose, efikasne procese uvođenja u posao, efikasan coaching zaposlenika, efektivan opis posla i procedure prijenosa informacija, komunikacijske sposobnosti djelatnika i vješto ponašanje. Ujedno, cilj je kreirati efektivni prijenos informacija o radnim zadacima, i novim zaposlenicima ali i ostalima, na operativnoj (o radnom procesu) i psihološkoj razini.
Specifični ciljevi
Specifični ciljevi akcijskoj plana povezani su sa specifičnim bolnim točkama koje su nađene nakon akcijskog screeninga / istraživanja. Unaprijed mogu reći da su sve bolne točke međupovezane i umrežene, pa je tako umrežen i proces izlječenja i popravljanja situacije. To znači da jedan tematski trening ili coaching može gađati na popravak više bolnih točaka, dok će možda za neke bolne točke trebati više treninga / coachinga, ovisno o konkretnoj situaciji.
Uvidom u neke česte organizacijske simptome i probleme, slobodna sam reći da je za povećanje radne produktivnosti potrebno obaviti treninge, coachinge, follow-up i konzultacije od operacionalne do strategijske razine.
Navodim neke česte primjere.
Za simptome:
- velik odlazak zaposlenika
- niska razina atraktivnosti organizacije za zapošljavanje
- velik broj bolovanja
- niska razina radne uključenosti, lojalnosti, motivacije i radne predanosti.
Akcijski plan razvoja radnih vještina treba uključivati:
- treninge za poboljšanje radnih odnosa i asimilaciju
- treninge o procesima uvođenja u posao i coaching novih zaposlenika
- treninge za predradnike, šefove, supervizore, mentore i voditelje smjene o komunikacijskim vještinama i vještom ponašanju
- treninge o efektivnom dizajniranju transfera informacija o radnim zadacima na operativnoj (proces rada) i psihološkoj razini
- treninge za coaching vještine voditelja
Za simptome:
- niska razina transfera informacija i transparentnost informacija
- socio-komunikacijski nevješti predradnici, šefovi, supervizori, mentori i voditelji smjene
- neadekvatno ponašanje predradnika, šefova, supervizora, mentora i voditelja smjene
Akcijski plan razvoja radnih vještina treba uključivati:
- treninge i edukacije za predradnike, šefove, supervizore, mentore i voditelje smjene o komunikacijskim vještinama i vještom ponašanju
- treninge/edukacije o efikasnom prijenosu informacija vezanih uz radne zadatke
- treninzi za coaching vještine
- follow up treninzi
- edukacija o kreiranju jednostavnog i jasnog opisa posla i radnih zadatka
- coaching i treninzi o proceduri prijenosa informacija novim djelatnicima
Za simptome:
- niska razina radne motivacije za povećanje produktivnosti
- niska razina razumijevanja povezanosti između: razine plaće, radne norme i KPI-ja (KPI je Key Performance Indicator – mjera ključnih pokazatelja uspješnosti, u ovom slučaju radnog postignuća)
- nejasna informiranost o visini plaće i povećanju plaće
Akcijski plan razvoja radnih vještina treba uključivati:
- konzultacije i coaching za management i voditelje o poboljšanju transparentnosti informacija, cirkuliranju informacija i komunikaciji u organizaciji
- treninzi za eliminiranje ključnih bolnih točaka vezanih uz izvješća radne aktivnosti, KPI-eve
- treninzi za efikasan follow-up
- treninge i edukacije za predradnike, šefove, supervizore, mentore i voditelje smjene o komunikacijskim vještinama i vještom ponašanju
- treninzi o kreiranju uspješnog prijenosa informacija o radnim zadacima (na operativnoj i psihološkoj razini)
- coaching o jednostavnom i jasnom informiranju zaposlenika o vezi između veće produktivnosti i plaće
- treninzi o procedurama uspješne detekcije problema koje imaju zaposlenici i feedback procedurama
Faktori utjecaja akcijskog plana su:
- komunikacija između djelatnika i predradnika, šefova, supervizora, mentora i voditelja smjene, kao i komunikacija s nadležnim odjelom ljudskih potencijala – utjecaj se ostvaruje pomoću treninga i coachinga
- socijalno-psihološke vještine djelatnika, predradnika, šefova, supervizora, mentora i voditelja – utjecaj se ostvaruje pomoću treninga i coachinga
- kreiranje jasnih i jednostavnih informacija (o radnim zadacima, očekivanjima organizacije, povezanosti plaće i produktivnosti, procedurama davanja feedbacka o problemima i sugestijama – utjecaj se ostvaruje pomoću konzultacija, follow-up-a, treninga i coachinga
- upravljanje akcijskim planom – konzultacije i treninzi za nadležne odjele (npr. Ljudske potencijale, management)
- praćenje procesa – follow-up
Efekti promjene:
- dizajnirani odnosi, procedure i komunikacije koji povećavaju produktivnost
- kreirana optimalizacija prijenosa informacija vertikalno unutar organizacije (odozdola-gore i odozgora-dolje)
- informirani djelatnici koji imaju razvijene komunikacijske i radne vještine
- sposobni mentori i šefovi koji imaju razvijene komunikacijske i radne vještine
- sposoban management i nadležni odjeli koji imaju operativno znanje o upravljanju akcijskim planom
- protok jasnih i jednostavnih instrukcija i informacija između djelatnika, šefova i managementa
Upravljanje ljudskim potencijalima: komunikacija i produktivnost
Ako je cilj organizacije veća produktivnost, organizacija bi trebala uz pomoć akcijskog plana svoje ciljeve uskladiti s ciljevima zaposlenika. Pozitivna promjena je moguća ako ciljevi organizacije i ciljevi zaposlenika budu preklopljeni i na makro i mikro razini.
To je moguće ako zaposlenici imaju mogućnost da svoje ciljeve (veća plaća, napredovanje, sigurnost posla) ostvare unutar organizacije uz istovremeno povećanje produktivnosti i radne predanosti (što su ciljevi organizacije). Susret ciljeva je moguć ako organizacija stvori uvjete (daje informacije, treninge, edukacije) pomoću kojih zaposlenici mogu ostvariti svoje ciljeve.
Informacije o radnom iskustvu djelatnika trebale bi biti važne i trebale bi doći do viših razina hijerarhije, kao što informacije o radnim zadacima trebaju stići do samih djelatnika.
Jasna, jednostavna i protočna komunikacija važan je preduvjet dobrog funkcioniranja organizacije, a za takav status treba uložiti truda u edukacije i treninge koji će podići razinu komunikacijske svijesti, te utabati efikasne kanale internog prijenosa informacija.
Navedena skica akcijskog plana s ciljem uspješnog upravljanja ljudskim potencijalima cilja na bolju produktivnost i uspješnu internu komunikaciju. Ključna točka promjene je preklapanje ciljeva organizacije i ciljeva zaposlenika.
Autorica:
dr. sc. Korana Simonović, prof. sociologije